Офисные доски - лекарство от офисной амнезии

Парадоксальная ситуация: объёмы и доступность информации растут, а эффективность работы офиса снижается. Количество информационно насыщенных менеджеров растет, а количество офисного планктона не уменьшается – даже наоборот. Можно ли исправить ситуацию?

В первой части выпуска мы уже определили, что в качестве первого шага к оздоровлению положения нужно разумно сепарировать объём генерируемой и перерабатываемой в офисе информации.

Сделали вывод о том, что уменьшение объёма балластной информации повышает её конверсию, т.е., результативность внедрения знаний.

Обозначили и следующий шаг – нужно фиксировать значимые информационные фрагменты, жизненно важные или фундаментальные основы работы офиса и бизнеса компании в целом, в печатном виде на информационных досках и информационных стендах.

Продолжим эту тему…    

Информационные стенды и информационные доски, это не единственный инструмент фиксации главных и важных информационных массивов, которые являются основой существования, жизнедеятельности и целеустремлённости компании. Есть и другие не менее важные, удобные и эффективные инструменты.

В офисе и дома часто нужно что-то записать. Дети это делают на обоях, что, согласитесь, доставляет дискомфорт. Но выход есть, нужно просто купить доску для рисования маркером на стену

Но, прежде чем о них рассказать стоит остановиться и понять суть их роли, проблему в целом и потребность в её срочном решении.

Современный офис полностью компьютеризирован. Это факт, не имеющий плохой или хорошей окраски. Но, это только часть факта характеризующего состояние современного офиса. 

Другая часть факта, характеризующая состояние современного офиса в том, что офис стал чрезвычайно уязвим от электричества и тех благ, которые с ним связаны.

Например – риск полного паралича жизнедеятельности офиса и компании при длительном сбое в работе электрических сетей и интернет провайдеров. Сюда же можно добавить риски от сбоев операторов мобильной связи.

Если ещё недавно это могло показаться смешным или перегибание палки, то сегодня, при напряженной, кризисной и террористической ситуации в мире, это не кажется столь уж невозможным. 

Практически весь документооборот современного офиса ведётся в электронном виде и не имеет дубликата в бумажном виде – это факт. Очень опасный факт.

Сохранить работоспособность современного офиса в любой ситуации можно. Для этого нужно не так уж много.

     В первую очередь, надо выделить самые важные информационные блоки в работе каждой службы, каждого отдела, каждого ключевого менеджера.

     Во вторую очередь, надо создать банки ключевой информации в печатном виде. Для примера, сюда могут войти: списки ключевых клиентов и их контактные данные; расписания тех или иных процессов, сами процессы; регламенты; цели и задачи, долгосрочные, среднесрочные и оперативные планы…

Да, все это похоже на армейское планирование и управление войсками в случае войны. Но, кто сказал, что мы живём в состоянии вечного мира и спокойствия уже сейчас?   

Отобранная для хранения и оперативного использования важная и актуальная информация, отпечатанная на листах стандартного формата А4, может и должна храниться в доступном и удобном для обновления использования информации месте.

Удобным местом для хранения и использования бумажных носителей формата А4 являются навесные или настенные проволочные буклетницы. Их можно и нужно поместить или развесить в каждом рабочем помещении компании.

Проволочные буклетницы стоят недорого и служат практически вечно. Их всегда и легко  можно перевезти при смене помещения с собой.

Посмотреть примеры застройки выставочных стендов можно по ссылке: образцы стендов

Напоминание!Интересное видео на Youtube