Участвуйте в выставках - советы профессионалов. Рекомендации участникам выставок

Выбор выставки

Выбирая выставку для участия, принимайте во внимание ее раскрученность. Лучше будет, если вы сначала посетите выставку, как посетитель. Обратите внимание, достаточно ли рекламы размещают организаторы, много ли посетителей, участвуют ли Ваши конкуренты. Узнайте насколько регулярно эта выставка проходит и сколько посетителей собрала в прошлые годы. Если выставка кажется для вас дороговатой, а ее целевая аудитория во многом совпадает с типичным портретом вашего клиента, стоит подумать хотя бы о заочном участии в мероприятии. Заочное участие также дает возможность распространить свои рекламные материалы и, таким образом, попасть в руки целевого посетителя выставки.

Форма участия

Существует две формы: очная и заочная. С первой все понятно: вы заключаете договор с организатором, оформляете свою экспозицию и работаете по полной программе. Это достаточно дорого и отнимает много времени на подготовку, так что подходит только для самых важных выставок, в целесообразности участия в  которых вы  уверены. Компании, выбирающие заочную форму, непосредственно не работают на выставке. Но они могут представить свою продукцию в экспозиции, оформленной организаторами, или с разрешения организаторов, продемонстрировать свою продукцию на стенде партнеров. При этом рекламные буклеты попадут к целевому посетителю выставок, а это лучше, чем ничего,  выгодно с точки зрения затрат, также часто это единственная возможность быть представленным на выставках в далеком городе и вы не готовы организовать там очную экспозицию. или когда одновременно проходит несколько интересных для вас выставок и вы не хотите упускать свой шанс.

Подготовительный этап

Это верстка бюджета и плана подготовительных мероприятий. Здесь важно придерживаться временного графика и  не экономить на качестве рекламных материалов. Если вы намерены участвовать в выставке, то подготовка должна начаться практически за год. Как минимум за полгода до выставки вы уже должны точно знать, как и что будет представлено, какие сотрудники будут работать на выставке. За три месяца до начала выставки должна стартовать кампания по привлечению посетителей к вашему выставочному стенду. И, наконец, у вас должно остаться не менее двух недель на устранение всех мелочей и недоработок. Ни в коем случае нельзя срывать сроки подготовки. Очень часто можно наблюдать, как в первый день выставки некоторые участники еще доделывают свои экспозиции, теряя возможных клиентов и дорогое выставочное время.

Бюджет

Если вы уже решили участвовать в выставке, и определились с формой участи, то будьте готовы нести расходы и не экономить. Финансовую сторону необходимо планировать в самом начале, и, если есть сомнения, выбрать небольшую площадь застройки. Но часто, непосредственно в ходе выставки, решение взять минимальную площадь уже не кажется таким правильным. Чем меньше площадь, тем больше роблем для потенциальных клиентов, на небольшой площади трудно огранизовать полноценное общение между стендистами и посетителями выставки. На чем ни в коем случае нельзя экономить – это на качестве: выставочного оборудования, баннеров с рекламой компании, полиграфического исполнения рекламных буклетов и проспектов. Все это – элементы продвижения вашей торговой марки, имидж вашей фирмы и вашей продукции. Это не означает, что надо непременно заказывать выставочное оборудование у самой дорогой фирмы по продаже выставочных стендов, но и поручать дизайн менеджеру по продажам, а изготовление держателей баннера – кладовщику нельзя ни в коем случае. Если вы участвуете в выставке, то у вас уже должно  быть свое рекламное агентство или специализированная фирма по продаже рекламного оборудования. Там же помогут  с дизайном стендов.

Выбор продавца выставочного оборудования

Попробуйте навести справки о качестве работы подрядчика  у своих знакомых, не поленитесь посетить офисы специализированных фирм. В любом случае, предпочтение лучше отдать той специализированной фирме, у которой на складе есть готовые конструкции. Это гарантия того, что заказ будет выполнен в срок.

Разработка дизайна композиции

Разработка дизайна выставочного стенда -  важнейший элемент подготовки к выставке. Продумайте расположение частей – зоны, где размещаются образцы и зоны, где можно проводить переговоры с клиентами. Желательно включить в состав выставочной экспозиции и так называемый стоппер - привлекающий внимание объект, заставляющий проходящих мимо посетителей остановиться у стенда. Так многие компании, поставщики продовольственных товаров, размещают на втором этаже стенда ресторанчик.  Другие фирмы используют на своих выставочных стендах гостевые конфеты и напитки, это тоже способствует тому, что посетители чаще останавливаются, что дает возможность завязать разговор.

Подготовка персонала

Работа на выставке требует особых навыков. Сколько бы ни было посетителей у вашего стенда, ни один не должен оставаться без внимания: приветливая улыбка, вежливая просьба подождать окончания переговоров с другим клиентом и предложение познакомиться пока с образцами товара и рекламными буклетами не отнимают много времени, но работают на позитивный имидж компании. Стоит всерьез задуматься и о том, каких еще сотрудников, кроме стендистов, отправить на выставку. Нужно владеть техникой эффективных переговоров и презентации, уметь отвечать на самые сложные вопросы посетителей и снимать свое психологическое напряжение. Стендисты должны быть аккуратно одеты, обязательно наличие бейджа у каждого. Целесообразно присутствие на выставке топменеджеров компании для ведения персональных переговоров с важными клиентами.

По завершению выставки

Серьезная ошибка, которую тем не менее часто допускают неопытные участники выставок  - это невнимание к ее результатам. Оцените объем и качество собранной информации, количество и активность посетителей вашего стенда, выясните основные вопросы, интересовавшие посетителей. Тщательный анализ вашей собственной выставочной практики позволит сделать правильные выводы и добиться максимального эффекта при работе на следующих экспозициях. Подведение итогов - один из самых принципиальных моментов выставки, без которого эффективность участия сводится на нет.

Выставка - это комплексное мероприятие, которое работает на вашу перспективу.

ООО "Ларгус+" - рекламное и выставочное оборудование. Тел.: (495) 646 08 00